Management kualitas

PENGERTIAN KUALITAS

Kata kualitas memiliki banyak definisi yang berbeda, dan bervariasi dari yang konvensional sampai yang lebih strategik.  Definisi konvensional dari kualitas biasanya menggambarkan karakteristik langsung dari suatu produk seperti : performansi (performance), keandalan (reliability), mudah dalam penggunaan (ease of use), estetika (esthetics), dan sebagainya. Definisi strategik, yang menyatakan bahwa : kualitas adalah segala sesuatu yang mampu memenuhi keinginan atau kebutuhan pelanggan (meeting the customers).

Berdasarkan definisi tentang kualitas baik yang konvensional maupun yang lebih strategik, kita boleh menyatakan bahwa pada dasarnya kualitas mengacu kepada pengertian pokok berikut :

1. Kualitas terdiri dari sejumlah keistimewaan produk, baik keistimewaan langsung maupun keistimewaan atraktif yang memenuhi keinginan pelanggan dan dengan demikian memberikan kepuasan atas penggunaan produk itu.
2. Kualitas terdiri dari segala sesuatu yang bebas dari kekurangan atau kerusakan.

Management kualitas Proyek

            Pada bagian ini di fokuskan pada proses dari management proyek. Ada 2 model atau teknik yangtelah sukses di gabungkan dan di terapkan dalam pelatihan di konsultan konsultan konstruksidalam meningkatkan kinerja proses dari management proyek, antara lain : Continuous QualityModel dan Process Quality Management Model.

Continuous Quality Management

Merupakan cara yang digunakan sebuah perusahaan yang mana dapat digunakan untuk meningkatkan proses bisnis mereka. Ini merupakan cara hidup dari semua organisasi yang inginmencapai posisi yang kompetitif dalam arus industrisasi yang cepat.

Process Management Model

            Model atau cara ini digunakan menghubungkan faktor kesuksesan yang kritis pada proses bisnis .Ini membangun dasar pondasi yang mana Continous Quality Management Model meneruskanmengadakan suatau analisis yang terhadap langkah langkah dan proses dalam meningkatkan danmemanfaatkan kesempatan yang ada.Penggunaan kualitas dalam proyek konstruksiManagement kualitas yang terpadu merupakan pendekatan yang umum di gunakan untuk mendapatkan suatu kualitas yang diinginkan. Dan kualitas suatu proyek adalah masalah yangkhusus yang mana wajib memerlukan penafsiran yang khusus pula.Ada 6 (enam) lingkup dari pekerjaan proyek yang mana kualitas harus diuji dan diperiksa yaitu :· Kualitas dari penerangan dan keputusan dari klien· Kualitas dari proses disain· Kualitas Material dan komponen· Kualitas dari kumpulan proyek · Kualitas dari kegiatan management proyek · Management proyek sebagai rata rata dari peningkatan kualitas proyek 

Syarat Penggunaan dalam Quality Management

            Ada beberapa bagian yang mana digunakan dalam management kualitas. Dalam kontekskonstruksi beberapa akan di jelaskan.

1. InspeksiInspeksi merupakan alat untuk mengukur kegiatan proses konstruksi untuk memeriksa apakah standard spesifikasi udah di capai.

2. Quality controlPengendalian Mutu (Quality Control) adalah teknik dan aktivitas operasi yang digunakan agar mutu tertentu yang dikehendaki dapat dicapai. Aktivitasnya mencakup monitoring, mengeliminir  problem yang diketahui, mengurangi penyimpangan/perubahan yang tidak perlu serta usaha-usaha untuk mencapai efektivitas ekonomi.Mutu (kualitas) dalam kerangka ISO-9000 didefinisikan sebagai ³ciri dan karakter menyeluruhdari suatu produk atau jasa yang mempengaruhi kemampuan produk tersebut untuk memuaskankebutuhan tertentu´. Hal ini berarti bahwa kita harus dapat mengidentifikasikan ciri dan karakter.

PENGERTIAN MANAJEMEN KUALITAS

Menurut Gaspersz (2001), Sistem manajemen kualitas (QMS) merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi.
Sistem manajemen kualitas mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen kualitas secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Terdapat beberapa karakteristik umum dari sistem manajemen kualitas, antara lain sebagai berikut (Gaspersz, 2001, pp.10-11):

• Sistem manajemen kualitas mencakup suatu lingkup yang luas dari aktivitas-aktivitas dalam organisasi modern. Kualitas dapat didefinisikan melalui lima pendekatan utama, antara lain sebagai berikut: transcendent quality yaitu suatu kondisi ideal menuju keunggulan; product based quality yaitu suatu atribut produk yang memenuhi kualitas; user based quality yaitu kesesuaian atau ketepatan dalam penggunaan produk; manufacturing based quality yaitu kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar; value based quality yaitu derajat keunggulan pada tingkat harga yang kompetitif.

• Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini sering mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja.

• Sistem manajemen kualitas berlandaskan pada pencegahan kesalahan sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Patut diakui pula bahwa banyak sistem manajemen kualitas tidak akan efektif sepenuhnya pada pencegahan semata, sehingga sistem manajemen kualitas juga harus berlandaskan pada tindakan korektif terhadap masalah-masalah yang ditemukan. Dalam kaitan dengan hal ini, sistem manajemen kualitas merupakan suatu closed loop system yang mencakup deteksi, umpan balik, dan korelasi. Proporsi terbesar harus diarahkan pada pencegahan kesalahan sejak tahap awal.

• Sistem manajemen kualitas mencakup elemen-elemen: tujuan (objectives), pelanggan (customer), hasil-hasil (outputs), proses-proses (processes), masukan-masukan (inputs), pemasok (suppliers), dan pengukuran untuk umpan balik dan umpan maju (measurement for feedback and feedforward).

Tahapan Penerapan Sistem manajemen Kualitas
Terdapat beberapa tahapan dalam menerapkan suatu sistem manajemen kualitas, antara lain sebagai berikut (Gaspersz, 2001, pp. 11-17):

1. Memutuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem manajemen mutu yang akan diterapkan.
2. Menetapkan suatu komitmen pada tingkat pemimpin senior dari organisasi
3. Menetapkan suatu kelompok kerja atau komite pengaruh yang terdiri dari manajer-manajer senior.
4. Menugaskan wakil manajemen (management representative).
5. Menetapkan tujuan-tujuan kualitas dan implementasi sistem
6. Meninjau ulang sistem manajemen kualitas yang sekarang.
7. Mendefinisikan struktur organisasi dan tanggung jawab.
8. menciptakan kesadaran kualitas (quality awareness) pada semua tingkat dalam organisasi.
9. Mengembangkan peninjauan ulang dari sistem manajemen kualitas dalam manual kualitas (buku panduan).
10. Menyepakati bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur-prosedur.
11. Mendokumentasikan aktivitas terperinci dalam prosedur operasional atau prosedur terperinci.
12. Memperkenalkan dokumentasi.
13. Menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan dalam sistem.
14. Meninjau ulang dan melakukan audit sistem manajemen kualitas.

Pada dasarnya manajemen kualitas (Quality Manajemen) atau manajemen kualitas terpadu (total quality management) didefinisikan sebagai suatu cara meningkatkan performansi secara terus menerus (continuous performance improvement) pada setiap level operasi atau proses, dalam setiap area fungsional dari suatu organisasi, dengan menggunakan semua sumber daya manusia dan modal yang tersedia.

ISO 8402 (quality vocabulary) mendefinisikan manajemen kualitas sebagai semua aktivitas dari fungsi manajemen secara keseluruhan yang menentukan kebijaksanaan kualitas, tujuan-tujuan dan tanggung jawab, serta mengimplementasikannya melalui alat-alat seperti perencanaan kualitas (quality planning), pengendalian kualitas (quality control), jaminan kualitas (quality assurance) dan peningkatan kualitas (quality improvement). Tanggung jawab untuk manajemen kualitas ada pada semua level dari manajemen, tetapi harus dikendalikan oleh manajemen puncak (top management), dan implementasinya harus melibatkan semua anggota organisasi.

Dr. Joseph M. Juran adalah salah seorang guru dalam manajemen kualitas memberikan definisi tentang manajemen kualitas sebagai suatu kumpulan aktivitas yang berkaitan dengan kualitas tertentu yang memiliki karakteristik :

1. Kualitas menjadi bagian dari setiap agenda manajemen atas.
2. Sasaran kualitas dimasukkan dalam rencana bisnis.
3. Jangkauan sasaran diturunkan dari benchmarking : fokus adalah pada pelanggan dan pada kesesuaian kompetisi; disana adalah sasaran untuk peningkatan kualitas tahunan.
4. Sasaran disebarkan ke tingkat yang mengambil tindakan.
5. Pelatihan dilaksanakan pada semua tingkat.
6. Pengukuran ditetapkan seluruhnya.
7. Manajer atas secara teratur meninjau kembali kemajuan dibandingkan dengan sasaran.
8. Penghargaan diberikan untuk performansi terbaik.
9. Sistem imbalan (reward system) diperbaiki.

Dr. Juran mengidentifikasi unsur-unsur revolusi kualitas Jepang, sebagai berikut :

1. Manajer atas mengambil tanggung jawab manajemen kualitas.
2. Manajer atas melatih keseluruhan hierarki dalam proses manajemen kualitas.
3. Manajer atas melakukan perbaikan kualitas pada tingkat revolusioner.
4. Manajer atas melibatkan partisipasi angkatan kerja (karyawan).
5. Manajer atas menambah sasaran kualitas kepada rencana bisnis.

Dr. Juran sangat terkenal dengan konsep trilogi kualitas, yaitu : perencanaan kualitas (quality planning), pengendalian qualitas (quality control), dan perbaikan atau peningkatan kualitas (quality improvement).

PERENCANAAN KUALITAS

Perencanaan kualitas (quality planning) melibatkan aktivitas sebagai berikut :

1. Identifikasi pelanggan. Setiap orang yang akan dipengaruhi adalah pelanggan.
2. Menentukan kebutuhan pelanggan.
3. Menciptakan keistimewaan produk yang dapat memenuhi kebutuhan pelanggan.
4. Menciptakan proses yang mampu menghasilkan keistimewaan produk dibawah kondisi operasi.
5. Mentransfer /mengalihkan proses ke operasi.

PENGENDALIAN KUALITAS

Pendekatan terhadap pengendalian kualitas (quality control)melibatkan beberapa aktivitas sebagai berikut :

1. Mengevaluasi performansi aktual.
2. Membandingkan yang aktual dengan sasaran.
3. Mengambil tindakan atas perbedaan antara yang aktual dan sasaran.

PERBAIKAN KUALITAS

Pendekatan terhadap perbaikan kualitas (quality improvement) mencakup hal – hal sebagai berikut :

1. Menciptakan kesadaran dari kebutuhan dan kesempatan untuk perbaikan/peningkatan.
2. Mengamanatkan/menugaskan peningkatan kualitas, dan membuatnya sebagai bagian dari setiap deskripsi pekerjaan.
3. Menciptakan infrastruktur : menetapkan dewan kualitas, memilih proyek untuk perbaikan, menentukan/menunjuk tim, menyiapkan fasilitator.
4. Memberikan pelatihan tentang bagaimana meningkatkan kualitas.
5. Meninjau kembali kemajuan secara teratur.
6. Memberikan penghargaan kepada tim pemenang.
7. Mempropagandakan/mempopulerkan hasil-hasil perbaikan kualitas.
8. Memperbaiki sistem balas jasa (reward system) dalam menjalankan tingkat perbaikan kualitas.
9. Mempertahankan momentum melalui perluasan rencana bisnis yang mencakup sasaran untuk peningkatan kualitas.

Kesimpulan

Sistem manajemen kualitas (QMS) merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi.

manajemen kualitas terpadu (total quality management) didefinisikan sebagai suatu cara meningkatkan performansi secara terus menerus (continuous performance improvement) pada setiap level operasi atau proses, dalam setiap area fungsional dari suatu organisasi, dengan menggunakan semua sumber daya manusia dan modal yang tersedia.

konsep trilogi kualitas, yaitu :

1.      kualitas (quality planning),

2.      perencanaan pengendalian qualitas (quality control),

3.      perbaikan atau peningkatan kualitas (quality improvement).

metode delphi dan metode swot

Metode Delphi

Metode Delphi merupakan prosedur untuk memperoleh penilaian dan opini dari individu yang memiliki pengetahuan dengan menggunakan berbagai kuesioner untuk mengembangkan konsensus ramalan mengenai apa yang akan terjadi di masa depan. Perolehan penilaian expert dilakukan melalui kuesioner untuk memudahkan pembentukan suatu keputusan kelompok. Sedangkan untuk memperoleh pertanyaan yang benar-benar sesuai untuk diajukan dalam kuesioner, dilakukan cochran test.

Metode ini bertujuan untuk menentukan sejumlah alternative program. Mengeksplorasi asumsi-asumsi atau fakta yang melandasi “Judgments” tertentu dengan mencari informasi yang dibutuhkan untuk mencapai suatu consensus. Biasa metode ini dimulai dengan melontarkan suatu masalah yang bersifat umum untuk diidentifikasi menjadi masalah yang lebih spesifik. Partisipan dalam metode ini biasanya orang yang dianggap ahli dalam disiplin ilmu tertentu.

Concept Mapping Merupakan proses konsepsi terstruktur yang menggambarkan secara visual hubungan antara ide atau pendapat. Pemetaan gagasan ini menggabungkan beberapa cara yang menghasilkan gambaran atau peta dari ide atau gagasan (konsep) individu atau kelompok. Terdapat beberapa istilah yang sama arti (analog) dengan pemetaan gagasan seperti: pemetaan cita-cita (idea mapping), pemetaan pikir (mind maps), pemetaan sebab (causal mapping) atau pemetaan pengetahuan (cognitivemapping).

Pendekatan Delphi memiliki tiga grup yang berbeda yaitu : Pembuat keputusan, staf, dan responden. Pembuat keputusan akan bertangungjawab terhadap keluaran dari kajian Delphi. Sebuah grup kerja yang terdiri dari lima sampai sembilan anggota yang tersusun atas staf dan pembuat keputusan, bertugas mengembangkan dan menganalisis semua kuisioner, evaluasi pengumpulan data dan merevisi kuisioner yang diperlukan. Grup staf dipimpin oleh kordinator yang harus memiliki pengalaman dalam desain dan mengerti metode Delphi serta mengenal problem area. Tugas staf kordinator adalah mengontrol staf dalam pengetikan. Mailing kuesioner, membagi dan proses hasil serta pernjadwalan pertemuan. Responden adalah orang yang ahli dalam masalah dan siapa saja yang setuju untuk menjawab kuisioner.

Prosedur Delphi

Prosedur Delphi mempunyai ciri – ciri yaitu :

1. Mengabaikan nama

2. Iterasi dan feedback yang terkontrol

3. Respon kelompok secara statistik (Chang, 1993)

Jumlah dari iterasi kuesioner Delphi bisa tiga sampai lima tergantung pada derajat kesesuaian dan jumlah penambahan informasi selama berlaku. Umumnya kuesioner pertama menanyakan kepada individu untuk merespon pertanyaan dalam garis besar. Setiap subsequen kuisioner dibangun berdasarkan respon kuisioner pendahuluan. Proses akan berhenti ketika konsensus mendekati partisipan, atau ketika penggantian informasi cukup berlaku.

Prosedur metode Delphi adalah sebagai berikut :

1. Mengembangkan pertanyaan Delphi

Ini merupakan kunci proses Delphi. Langkah ini dimulai dengan memformulasikan garis besar pertanyaan oleh pembuatan keputusan. Jika responden tidak mengerti garis besar pertanyaan maka masukan proses adalah sia –sia. Elemen kunci dari langkah ini adalah mengembangkan pertanyaan yang dapat dimengerti oleh responden. Anggota staf harus menginterview pembuat keputusan benar – benar jelas mengenai pertanyaan yang dimaksud dan bagaimana informasi tersebut akan digunakan.

2. Memilih dan kontak dengan responden

Partisipan sebaiknya diseleksi dengan dasar ; secara personal responden mengetahui permasalahan, memiliki informasi yang tepat untuk dibagi, tranformasi untuk melengkapi Delphi dan responden merasa bahwa agregasi pendapat panel responden akan termasuk informasi yang mereka nilai dan mereka tidak mengakses dengan cara lain. Seleksi aktual dari responden umumnya menyelesaikan melalui penggunaan proses nominasi.

3. Memilih ukuran contoh

Ukuran panel responden bervariasi dengan kelompok yang homogen dengan 10 – 15 partisipan mungkin cukup. Akan tetapi dalam sebuah kasus dimana refrence yang bevariasi diperlukan maka dibutuhkan partisipan yang lebih besar.

4. Mengembangkan kuisioner dan test 1

Kuisioner pertama dalam Delphi mengikuti partisipan untuk menulis respon pada garis besar masalah. Sampul surat termasuk tujuan, guna dari hasil, perintah dan batas akhir respon.

5. Analisa kuisioner 1

Analisa kuisioner harus dihasilkan dalam ringkasan yang bersisi bagian – bagian yang diidentifikasi dan komentar dibuat dengan jelas dan dapat dimengerti responden terhadap kuisioner 2. Anggota grup kerja mendokumentasikan masing – masing respon pada kartu indeks, memilih kartu kedalam katagori umum, mengembangkan sebuah konsensus pada label untuk masing – masing katagori dan menyiapkan ringkasan bayangan yang berisi katagori – katagori.

6. Pengembangan kuisioner dan test 2

Kuisioner kedua dikembangkan menggunakan ringkasan responden dari kuisioner 1. Fokus dari kuisioner ini adalah untuk mengidentifikasikan area yang disetujui dan yang tidak, mendiskusikan dan mengidentifikasi bagian yang diinginkan serta membantu partisipan mengetahui masing – masing posisi dan bergerak menuju pendapat yang akurat, responden diminta untuk memilih pada ringkasan bagian kuisioner 1

7. Analisa kuisioner 2

Tugas dari kelompok kerja adalah menghitung jumlah suara masing – masing bagian yang meringkas komentar yang dibuat tentang masing – masing bagian. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk menentukan jika informasi lengkap akan membantu untuk penyelesaian masalah atau paling tidak membuktikan untuk digunakan di berbagai cara.

8. Mengembangkan kuisioner dan test 3

Kuisioner 3 didesain untuk mendorong masukan proses Delphi

9. Analisis kuisioner 3

Analisa tahap ini mengikuti prosedur yang sama pada analisis kuisioner 2

10. Menyiapkan laporan akhir

Evaluasi terhadap Teknik Evaluasi Delphi

Teknik evaluasi Delphi merupakan salah satu alat dari teknik evaluasi yang digunakan dalam teknik evaluasi dengan pendekatan keputusan teoritis. Sedangkan teori keputusan teoritis adalah pendekatan yang menggunakan metode-metode diskriptif untuk menghasilkan informasi yang dapat dipertanggung-jawabkan dan valid mengenai hasil-hasil kebijakan yang secara eksplisit dinilai oleh berbagai macam pelaku kebijakan. Perbedaan pokok antara evaluasi teoritis keputusan di satu sisi, dan evaluasi semu dan evaluasi formal di sisi lainnya, adalah bahwa evaluasi keputusan teoritis berusaha untuk memunculkan dan membuat eksplisit tujuan dan target dari pelaku kebijakan baik yang tersembunyi atau dinyatakan. Ini berarti bahwa tujuan dan target dari para pembuat kebijakan dan administrator merupakan salah satu sumber nilai, karena semua pihak yang mempunyai andil dalam memformulasikan dan mengimplementasikan kebijakan dilibatkan dalam merumuskan tujuan dan target di mana kinerja nantinya akan di ukur.

Teori Delphi ini sangat baik untuk memecahkan masalah yang bersifat general, dimana rencana kebijakan tersebut berkaitan erat dengan ahli-ahli bidang tertentu. Karena dari setiap ahli pada bidang tertentu akan dapat mengeluarkan aspirasinya yang memiliki kemampuan dari segi yang didalaminya. Selain itu, metode ini tidak memperhatikan nama dari ahli untuk mencegah pengaruh besar satu anggota terhadap anggota yang lainnya, dan Masing – masing responden memiliki waktu yang cukup untuk mempertimbangkan masing – masing bagian dan jika perlu melihat informasi yang diperlukan untuk mengisi kuisioner sehingga dapat menghindari tekanan social psikologi.

Namun, teori ini juga mempunyai beberapa kekurangan yang juga harus diperhatikan yaitu waktu yang akan dihabiskan dalam mengisi kuisioner akan cukup lama, karena metode ini menggunakan pendapat para ahli yang berbeda-beda aspek maka dikhawatirkan akan merepresentasikan opini yang tidak dapat dipertahankan secara ilmiah dan cenderung berpikir hanya dari aspek yang terbaik baginya

METODE SWOT

SWOT adalah suatu cara menganalisis faktor-faktor internal dan eksternal menjadi langkah-langkah strategi dalam pengoptimalan usaha yang lebih menguntungkan. Dalam analisis faktor-faktor internal dan eksternal akan ditentukan aspek-aspek yang menjadi kekuatan (Strengths), kelemahan (Weakness), kesempatan (Opportunities), dan yang menjadi ancaman (Treathment) sebuah organisasi. Dengan begitu akan dapat ditentukan berbagai kemungkinan alternatif strategi yang dapat dijalankan.

Dalam Pengelolaan dan pengembangan suatu aktifitas memerlukan suatu perencanaan strategis, yaitu suatu pola atau struktur sasaran yang saling mendukung dan melengkapi menuju ke arah tujuan yang menyeluruh. Sebagai persiapan perencanaan, agar dapat memilih dan menetapkan strategi dan sasaran sehingga tersusun program-program dan proyek-proyek yang efektif dan efisien maka diperlukan suatu analisis yang tajam dari para pegiat organisasi. Salah satu analisis yang cukup populer di kalangan pelaku organisasi adalah Analisis SWOT.

Istilah SWOT dari perkataan :

• Strength (kekuatan)
• Weakness (kelemahan)
• Opportunities (kesempatan)
• Threats (Ancaman)

Maksud dari analisis SWOT ini ialah untuk meneliti dan menentukan dalam hal manakah “lembaga:

1. Kuat (sehingga dapat dioptimalkan )
2. Lemah(sehingga dapat segera dibenahi)
3. Kesempatan-kesempatan di luar (untuk dimanfaatkan)
4. Ancaman-ancaman dari luar (untuk diantisipasi)

Langkah – Langkah Analisis Data dalam analisis SWOT

Langkah penelitian ini akan menerangkan bagaimana analisis dilakukan, mulai dari data mentah yang ada sampai pada hasil penelitian yang dicapai. Dalam penelitian ini, langkah-langkah analisis data dilakuka sebagai berikut:

1. Melakukan pengklasifikasian data, faktor apa saja yang menjadi kekuatan dan kelemahan sebagai faktor internal organisasi, peluang dan ancaman sebagai faktor eksternal organisasi. Pengklasifikasian ini akan menghasilkan tabel informasi SWOT.
2. Melakukan analisis SWOT yaitu membandingkan antara faktor eksternal Peluang (Opportunities) dan Ancaman (Threats) dengan faktor internal organisasi Kekuatan (Strengths) dan Kelemahan (Weakness).
3. Dari hasil analisis kemudian diinterpretasikan dan dikembangkan menjadi keputusan pemilihan strategi yang memungkinkan untuk dilaksanakan. Strategi yang dipilih biasanya hasil  yang paling memungkinkan (paling positif) dengan resiko dan ancaman yang paling kecil.

Analisis SWOT terdiri dari empat langkah, yaitu:

1. Memilih bidang usaha

Pada saat pendirian perusahaan, bidang usaha harus dipilih berdasarkan keahlian terbaik pendiri perusahaan. Analisis SWOT tidak dilakukan sekali dalam hidup perusahaan, maka menjadi beralasan untuk memilih bidang usaha sebagai langkah pertama dalam melakukan analisis SWOT.

1. Analisis Kesempatan dan ancaman

Analisis kesempatan dan ancaman dilakukan dengan mempelajari lingkungan perusahaan berada yang mencakup unsur-unsur berikut:

ü      Politik

Hal hal yang harus diperhatikan antara lain: ideologi negara, stabilitas pemerintahan, perundangan, desentralisasi yang berkaaitan dengan perizinan usaha, sikap pemerintah terhadap industri, deregulasi ekonomi dan sebagainya.

ü      Sosial dan Budaya

Hal ini menyangkut nilai dan sikap yang dianut masyarakat, karakteristik demografi penduduk, agama, sikap masyarakat terhadap industri, dan sebagainya.

ü      Ekonomi

Yaitu fasilitas memperoleh dana, tingkat upah, pendapatan, persentse pengeluaran atas pendapatan, tingkat bunga, perpajakan, kurs mata uang, kebijakan valas, dan sebagainya.

ü      Teknologi

Tingkat teknologi mempengaruhi cara berproduksi. Tingkat teknologi tidak hanya mempengaruhi penggunaan jumlah tenaga kerja, tetapi juga memberi kesempatan pada pengusaha asing untuk mengenalkan teknologinya.

1. Menentukan Faktor Penentu Sukses

Faktor penentu sukses ditetapkan dengan jalan mempelajari persaingan dalam industri. Tingkat persaingan menjadi tinggi kalau:

• Di dalam industri terdapat perusahaan yang besarnya hampir sama. Kalau sebuah perusahaan menaikkan penjualan, maka perusahaan lain akan segera merasakannya. Jumlah perusahaan dalam industri ditentukan oleh tingkat kesukaran untuk masuk dalam industri.
• Pertumbuhan industri melamban. Perusahaan dapat menikmati pertumbuhannya tanpa merebut pasar industri lain jika pertumbuhan permintaan dalam sebuah industri pesat.
• Perusahaan harus bekerja dengan kapasitas penuh agar tetap dapat hidup. Hal ini mengakibatkan perusahaan cenderung untuk merebut pasar perusahaan lain.
• Hasil produksi perusahaan tidak berbeda. Seragamnya produk di pasaran akan meningkatkan persaingan.
• Globalisasi. Efek dari globalisasi adalah perusahaan dapat melakukan subsidi silang, hal ini mengakibatkan persaingan menjadi tajam.
• Barang substitusi. Adanya barang pengganti akan meningkatkan persaingan.
• Monopsoni. Beragamnya penjul dengan pembeli yang hanya beberapa atau bahkan hanya satu mengakibatkan persaingn semakin tajam.

1. Kekuatan dan Kelemahan Perusahaan

Kekuatan dan kelemahan perusahaan ditentukan dengan membandingkan antara kesempatan dan ancaman disatu pihak dengan faktor penentu sukses di pihak lain.

Langkah langkah yang diperlukan adalah:

• Mengidentifikasi faktor penentu sukses
• Membuat profil sumber daya perusahaan
• Membandingkan profil sumber daya perusahaan dengan faktor penentu sukses
• Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan perusahaan
• Membandingkan kekuatan dan kelemahan perusahaan dengan perusahaan lain
• Memusatkan perhatian pada sumber daya perusahaan yang lebih kuat maupun lebih lemah dari perusahaan lain.

Misi

Misi adalah bidang atau kegiatan terbaik yang mampu dilakukan perusahaan. Hal ini berfungsi untuk pedoman bagi perusahaan khususnya manajemen untuk memusatkn kegiatannya. Jika misi terlalu luas, maka tidak dapat dijadikan sebagai pedoman sedangkan jika terlalu sempit, perusahaan tidak dapat memanfaatkaan peluang yang timbul. Cara yang tepat dalam merumuskan misi adalah dengan memperhatikan produk/ jasa yang diperlukan konsumen, kelompok konsumen yang memerlukan produk/ jasa serta tekhnologi untuk memenuhi keperluan konsumen.

Falsafah

Falsafah perusahaan adalah nilai, kepercayaan dan prasetia perusahaan. Falsafah perusahaan berfungsi sebagai :

1. Rambu-rambu bagi perilaku, baik bagi pegawai maupun perusahaan.
2. Landasan bagi budaya peusahaan.
3. Falsafah perusahaan merupakan salah satu komponen budaya perusahaan, terkadang diringkas pada sebuah slogan.

Kebijakan

Kebijakan adalah ketentuan ketentuan yang dirumuskan dari falsafah perusahaan dan berfungsi sebagai pedoman untuk melaksanakan falsafah tersebut.

Tujuan

Tujuan adalah pernyataan secara umum tentang apa yang ingin dicapai perusahaan. Secara umum bermakna apa yang ingin dicapai tersebut belum dirumuskan secara eksplisit, begitu juga pada saat pencapaiannya.

Sasaran

Sasaran adalah tujuan yang dinyatakan secara eksplisit. Untuk memudahkan pengukuran tingkat pencapaian sasaran, maka pada saat menentukan sasaran harus ditentukan cara mengukur tujuan. Tanpa penentuan cara mengukur kinerja, dapat terjadi silang pendapat dikemudian hari.

Ini merupakan gambar dari analisis Swot